Collecteprotocol regionale afdelingen Bestemd voor de penningmeester Inleiding



Dovnload 37.19 Kb.
Datum23.12.2017
Grootte37.19 Kb.




Collecteprotocol

regionale afdelingen

Bestemd voor de penningmeester


Inleiding

Sinds 2007 is er een landelijk collecteprotocol waaraan alle landelijk collecterende fondsen – waaronder Alzheimer Nederland- zich gecommitteerd hebben. Collectebussen zijn bedoeld voor giften bestemd voor Alzheimer Nederland. De bussen dienen altijd verzegeld te zijn en volgens het protocol geopend en geteld te worden.


Landelijk collecteprotocol

Het protocol houdt adequaat rekening met de toename van maatschappelijke en administratieve verantwoordingseisen. Door het protocol uit te voeren kan de collecterende instelling zich voor het landelijk publiek verantwoorden. De collecterende instellingen (landelijke organisaties) tonen aan dat het noodzakelijke is gedaan om het gedoneerde geld bij de organisatie terecht te laten komen. De procedure is ontwikkeld om frauduleuze handelingen door vrijwilligers of betaalde medewerkers te voorkomen.


Beheer collectebussen

Alle regionale afdelingen en Alzheimer Cafés hebben een collectebus. Alle collectebussen van de regionale afdeling –dus ook die in de Alzheimer Cafés- worden door de landelijke organisatie geregistreerd op naam van de penningmeester van de regionale afdeling. De penningmeester weet waar de bussen in de afdeling staan. Hij/zij is verantwoordelijk voor de verzegeling.


De penningmeester kan het verzegelen en het tellen van de opbrengst van de collectebussen delegeren aan het Alzheimer Café. Voorwaarde is dat de verzegeling, de telling en afwikkeling volgens protocol plaatsvinden. Voor een collectebus wordt ingezet stopt de penningmeester (of degene aan wie deze taak gedelegeerd is) een telbriefje in de collectebus, zodat duidelijk is hoe de afwikkeling plaatsvindt. De opbrengst van de collectebus wordt -na telling volgen het protocol- overgemaakt naar de rekening van de afdeling.
Aantal collectebussen en verzegeling

In alle Alzheimer Cafés staat maximaal één collectebus. De collectebussen zijn altijd verzegeld. Tenminste één keer per jaar (eind december) ontvangen de penningmeesters nieuwe verzegelingen. Net zoveel als het aantal collectebussen dat in het beheer is van de regionale afdeling. De projectmedewerker fondsenwerving en communicatie zorgt voor de verzending van de verzegelingen. Elk jaar wordt een andere kleur verzegeling gebruikt.


Afdelingen of Alzheimer Cafés die de collectebus vaker willen legen doen dat via de penningmeester van de regionale afdeling. Die vraagt de verzegelingen op via collecte@alzheimer-nederland.nl. Een collectebus wordt alleen gebruikt als deze verzegeld is.
Opbrengst collectebus afdeling

De opbrengst van de collectebus wordt gestort op de rekening van de regionale afdeling, onder vermelding van de activiteit waar de collectebus is gebruikt. De opbrengst is bestemd voor de regionale afdeling van Alzheimer Nederland.


N.B.: De collectebussen zijn niet bedoeld als kas. Voor opbrengsten of betalingen kan de bus niet worden gebruikt.

Opbrengst collectebus Alzheimer Café

De opbrengst van de collectebus in het Alzheimer Café is bestemd voor de regionale afdeling van Alzheimer Nederland. Bezoekers worden uitgenodigd hun bijdrage in de collectebus te doen.


Een werkgroep van een Alzheimer Café stuurt de penningmeester van de regionale afdeling eens per jaar een overzicht van de inkomsten en uitgaven. Hiervoor reikt Alzheimer Nederland een eenvoudig begrotingsformat aan.
N.B.: De collectebussen zijn niet bedoeld als kas. Ook in een Alzheimer Café zijn de collectebussen verzegeld en worden ze volgens protocol geopend en geteld. De opbrengst wordt overgemaakt naar de rekening van de regionale afdeling, onder vermelding van de naam van het Alzheimer Café.
Afwikkeling en verantwoording

Voordat het geld geteld wordt is het belangrijk dat u op de volgende punten let:



Alle landelijk collecterende instellingen zijn verplicht de opbrengst van elke bus te administreren. U kunt hiervoor een telbriefje downloaden van het collectedeel van het Vrijwilligersplein: http://www.alzheimer-nederland.nl/inloggen-vrijwilligers/activiteiten/collecte/collectematerialen.aspx.
Het tellen gebeurt verplicht in aanwezigheid van een tweede persoon. Ook de verzegeling moet worden verbroken in aanwezigheid van minimaal een tweede persoon. Na het verbreken van de zegel wordt de collectebus direct geteld. Voor het tellen dient u gebruik te maken van het telbriefje. Beide tellers vullen hun naam in en tekenen voor akkoord.
Overmaken opbrengst collectebus

De opbrengst van een collectebus is bestemd voor de regionale afdeling van Alzheimer Nederland. De volgens het protocol getelde geld wordt altijd overgemaakt naar de rekening van de regionale afdeling, o.v.v. de activiteit en de plaats waar de collectebus is gebruikt. De afdeling bepaalt voor welke activiteit in haar activiteitenplannen zij het geld wil besteden.


Collectebus particuliere acties

Voor acties van particulieren zijn giftboxen beschikbaar in twee versies, één voor feestelijke gelegenheden (deze is er al) en één voor uitvaarten. De giftboxen zijn bedoeld voor eenmalig gebruik. De giftboxen worden aangevraagd via de website (www.alzheimer-nederland.nl) of via de publieksservice van Alzheimer Nederland (T 030 -659 69 00). Deze route is ook van toepassing als de aanvraag via een afdeling binnenkomt. De penningmeester van de afdeling is niet verantwoordelijk voor de routing van de giftboxen. Als er acties zijn waarvoor bovengenoemde giftboxen niet toereikend zijn blijft de bestaande procedure via opsturen van verzegelde bussen en inname via de collecte-organisatie intact.


Meer informatie

Voor meer informatie of vragen over het gebruik van de collectebus kunt u terecht bij uw coördinator Regionale activiteiten of coördinerend medewerker.





Collecteprotocol regionale afdelingen definitieve versie, februari 2012.

Ref.: RA.120103/SdJ/RW





Deel met je vrienden:


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©tand.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina